Digitalisation d'un Atelier Reception

Pour toute industrie, et encore plus dans les entreprises du secteur agro alimentaire avec des biens périssables, la gestion de la réception des commandes fournisseurs, leur contrôle, la mise en stock, ou en production immédiate est au coeur du bon fonctionnement de l’entreprise.

TEAM Y est confronté régulièrement à ces problématiques dans le cadre de la bonne gestion du SI et la digitalisation des entreprises. Nos clients vendéens sont issus de nombreux secteurs différents, qu’ils soient dans la construction de bateaux, d’assemblage de fournitures industrielles pointues, ou de fabrication de produits alimentaires, tous ont à gérer au quotidien de nombreux arrivages de commandes passées à leur fournisseurs. 

Nous allons vous détailler ici ce que TEAM Y a créé comme valeur ajoutée évidente dans le cas de la digitalisation de l’Atelier Réception d’un groupe Agroalimentaire. 

Le contexte : “Comment optimiser l’arrivage et le contrôle de millions de produits par jour ”

TEAM Y a été contacté par une entreprise qui doit gérer au quotidien le traitement de millions de produits périssables provenant d’une centaine de fermes au niveau régional et national. Pivot de leur entreprise, l’atelier réception géré par 7 personnes a pour objectif de réceptionner la matière première et la mettre en stock : des camions arrivent en continu pour délivrer des palettes contenant des milliers de produits. 800 tonnes par semaine, 3 millions de produits par jour.

Le rôle des réceptionneurs est d’abord de décharger les palettes des camions, de les emmener à l’atelier de pesage, qui servira de contrôle qualité, et de dispatcher les palettes dans les différents magasins du stock.

Cette entreprise avait déjà amorcé son processus de digitalisation, au niveau de la facturation, et de la gestion des équipes. Elle avait opté pour un ERP haut de gamme d’un ténor du marché. Elle s’est rapprochée de TEAM Y suite à des complications quant à leur volonté de commencer à digitaliser leur Atelier Réception. La solution ERP en place permettait difficilement d’adjoindre un module logiciel de pesage performant connecté à la balance de réception.

Enjeux de la digitalisation de cet Atelier :

Automatiser la pesée des palettes à réception et récolter les données directement pour enclencher la conformité issu du contrôle qualité et la facturation au fournisseur - Le contrôle des quantités se fait par la pesée de chaque palette avec déduction de son poids propre - Le fournisseur est ainsi payé en fonction du poids à la livraison de chaque palette de produits.

Première mission :
Interconnecter l’ERP avec la balance

Avec l’ERP existant il était compliqué et très onéreux de créer un module pour le pesage sans compter que les délais prévus pour un hypothétique déploiement d’une solution sur-mesure étaient bien trop éloignés. De plus, les consultants au siège de l’éditeur de cette solution, situés à Paris, avaient peu de connaissances des réalités de production de cette entreprise vendéenne. Peu disponibles pour se déplacer, l’accompagnement à distance déployé par l’éditeur n’était pas suffisant et peu efficace.

Décision a été prise de confier le développement de ce module aux experts TEAM Y. Nous avons donc réalisé une dérivation du logiciel ERP existant au client, pour y connecter notre propre brique logicielle de pesage. Après la mise en production du module, le client a observé un gain énorme de productivité : 1 ETP (un équivalent temps plein) -  Le retour sur investissement était donc direct.

Ce fut la première étape de de la digitalisation de tout l’Atelier Réception.

Seconde mission :
Un stock bien géré = une production optimisée

Les experts TEAM Y, ont ensuite suggéré d’optimiser l'ordonnancement des stocks et magasin, destination première des sorties de l’atelier réception. C’est en observant le manque de rotation de certains stocks situés en fond magasin, dans une logique existante de remplissage “à mesure”, qu’une nouvelle conceptualisation des mises en stocks a vu le jour. En première action il a été décidé de sacrifier en surface utile pour gagner en accessibilité pour permettre une rotation plus simple et optimum des stocks. TEAM Y a ensuite créé un algorithme propriétaire d’affectation des emplacements dans cette nouvelle configuration physique, dynamique, qui prend en compte de nombreux paramètres du produit et de la production à venir et attribue l’emplacement idéal en magasin, pour optimiser sa disponibilité.

Troisième mission :
Objectif qualité sur toute la ligne

Un autre volet de l’Atelier Réception qui restait à optimiser était l’optimisation du contrôle qualité à réception des produits. Cette opération prenait beaucoup de temps : car à chaque réception, on observait des qualités qui pouvaient être variables, empêchant la mise en production ou mise en stock et occasionnant des pertes. Seuls des rapports téléphoniques réguliers au fournisseur, et des rappels à l’ordre oraux sur la qualité des livraisons étaient jusque-là émis. 

Il a été décidé d’incorporer au module de réception des fonctionnalités de retour immédiat des contrôles qualité : envoyant automatiquement au fournisseur des rapports qualité, avec un principe de pénalité immédiate sur le coût payé par l’entreprise à la livraison. C’est toute la chaîne de valeur qui s’en est vue modifiée - des fournisseurs qui augmentent leur attention sur les envois à l’entreprise qui réduit ainsi ses pertes, et qui gagne du temps tout en augmentant la qualité.

Une recherche d’innovation continuelle...

Petit à petit, s’est ajouté à l’ensemble du module :

• Un système anti-fraude et de contrôle de non-conformité qui lors de la pesée des palettes détecte des variances de gabarit des produits livrés, et qui en fonction de certains seuils paramétrés déclenchent des actions.
• Une adaptation mobile de l’outil et de ses interfaces permettant aux collaborateurs affectés à la réception un meilleur confort de travail.
• Un système de dispatch automatisé par un “routeur” logiciel qui permet des orientations automatiques entre stocks, mise en production, ou livraison immédiate.

...qui profite à tout le monde

La conception de ce module est une bonne illustration de l’expertise TEAM Y dans son accompagnement et l’analyse des besoins clients, qui permet une évolution continue et un enrichissement permanent des solutions logicielles en fonction des attentes des entreprises, et des nouveaux défis quotidiens auxquels elles sont confrontées. 

La mutualisation complète de ces innovations participent à l’évolution totale du produit, les fonctionnalités créées pour une entreprise étant immédiatement applicables aux autres, avec de légères adaptations pour se conformer à chaque contexte particulier. La brique atelier réception de productyvyty tourne aujourd’hui autant pour assurer les livraisons fournisseurs de produits technologiques à assembler, des denrées alimentaires qui doivent être transformées, ou encore la gestion des stocks de pièces de menuiserie.

En savoir plus

Si vous êtes intéressés pour en savoir plus sur la brique atelier de réception productyvyty ou plus généralement sur nos solutions logicielles qui optimisent la production des industries, n’hésitez pas à nous contacter, nous organisons des visites chez certains de nos clients pour discuter autour de cas concrets et en production, car en parler c’est bien, mais voir nos solutions en action, c’est mieux.